Что нужно учитывать при организации проекта

6 вещей, которые следует учитывать при проектной организации

в области капитального строительства и реконструкции

Строительные работы под ключ — это сложный процесс. Руководители команд, стремящиеся к тому, чтобы проект работал, должны учитывать несколько моментов при организации подхода своей команды. Следующие шесть соображений могут помочь обеспечить успех проекта в любой организационной структуре.

1. Четкие требования к проекту
Независимо от того, идет ли речь о создании общей организационной структуры или о простом собрании Zoom с подробным описанием ролей как для работников, занятых полный рабочий день, так и для работников, занятых неполный рабочий день, для успеха проекта необходимо заранее сформулировать четкие требования к проекту. Одна из самых больших проблем, стоящих перед любой гибкой рабочей силой, заключается в том, чтобы все были на одной странице о том, куда движется проект, как он должен туда попасть и кто за что отвечает.

Наличие общекомандного соглашения об общих целях проекта позволяет членам команды распознавать функционального менеджера проекта. Это также позволяет работникам изучать маршруты эскалации для любой конкретной задачи и избегать дублирования или неэффективных результатов.

2. Согласование действий заинтересованных сторон
Каждая часть проекта должна быть важна для всех заинтересованных сторон. Это означает, что инвесторам, членам команды и менеджерам необходимо хорошо и часто общаться.

Один из способов, которым руководители проектов могут достичь этого, — назначить задачи, связанные с более крупными организационными целями. Например, если ваше рекламное агентство берется за большой проект для нового высокопоставленного клиента, убедитесь, что все, от вашего копирайтера до веб-дизайнера, понимают их важность, отправляя задания с прикрепленными примечаниями о том, что это конкретное задание означает для общей картины.

Подключение вашей команды к общему воздействию задач, которые они выполняют каждый день, не только дает им ощущение цели, но и способствует усилению чувства общности.

3. Доступные и необходимые ресурсы
Определение того, что у вас есть и что вам нужно, является решающим шагом в любой успешной структуре управления проектами. Все, от составления бюджета до пробелов в навыках, должно быть тщательно оценено как можно раньше, чтобы задачи и сроки не создавали узких мест.

Ознакомление с инструментами и шаблонами, предлагаемыми Институтом управления проектами (PMI), может помочь руководителям проектов поддерживать оценку потребностей в порядке.

4. Планирование коммуникаций
Независимо от того, какой тип организационной структуры вы выберете в качестве руководителя проекта, придание общению первостепенного значения с самого начала избавит вас от стресса.

Различные типы проектов могут требовать большего или меньшего количества ежедневных взаимодействий между членами команды. Принятие решения о системе для каждого функционального отдела для обмена информацией о прогрессе, обновлениях, стратегиях и проблемах является жизненно важным шагом на пути к успеху проекта. Эта часть планирования вашего проекта может быть такой же простой, как настройка канала Slack, ориентированного на проект, и такой же углубленной, как требование еженедельных общекомандных встреч, посвященных более конкретным взаимодействиям между группами.

Всегда ищите способы активизировать сотрудничество при выборе метода коммуникации и убедитесь, что как работники, занятые полный рабочий день, так и работники, занятые неполный рабочий день, находятся в тесном контакте в течение всего проекта для получения максимальной выгоды.

5. Процесс обзора и обратной связи
Рабочий процесс по любому проекту затруднен, когда члены команды не слышат, что идет хорошо и что нуждается в улучшении. Руководителям проектов нужна сильная система быстрой и конструктивной обратной связи, которая объединяет все функциональные отделы.

Обзор и обратная связь могут быть разработаны как автоматическая функция общего плана общения вашей команды или могут осуществляться на более индивидуальном уровне с помощью досок Канбан для мониторинга прогресса, которые руководители групп еженедельно рассылают в частном порядке каждому члену команды. Помните, что основная цель обзора и обратной связи — избежать повторения проблем и сосредоточиться на предоставлении решений, а не на пустой критике.

6. Что может пойти не так и возможные исправления
Оценка процессов проекта на предмет потенциальных ошибок в начале может спасти вашу команду от паники и путаницы позже. Эта часть целенаправленного управления проектами — не предсказание судьбы, а просто предвидение. Потратив время на то, чтобы подумать о том, где могут возникнуть проблемы в рамках вашего плана управления проектом, с какими членами команды могут возникнуть проблемы, где и как сориентироваться во всем этом, вы сможете более спокойно подумать о решениях, прежде чем они вам действительно понадобятся.

Обладать нужными навыками для рабочей силы сегодня означает быть податливым к изменениям и уметь маневрировать членами команды в неожиданные моменты.